A hatékony kiválasztás főbb elemei
A kiválasztás hatékonyságának növelése
- A munkafeladathoz / szerephez és a munkaerőpiachoz illeszkedően pozícionált munkakör
- A beválás legfontosabb okozóira fókuszáló követelményprofil
- A célcsoport helyes megválasztása
- A profilnak megfelelő és elegendő számú pályázót eredményező keresési eljárás
- Megbízható és érvényes adatok előállítására alkalmas kiválasztási eljárás
- Felkészült és érdekelt kiválasztó személyek
A munkafeladathoz / szerephez és a munkaerőpiachoz illeszkedően pozícionált munkakör
A szervezetek gyakran felülpozícionálják a munkakört az elvárások szintjén és alulpozícionálják a munkaköri besorolás és a kínált jövedelmek szintjén. Ez okozza azt, hogy a munkaerőpiacon a két szempont metszete az üres halmaz, vagyis nincs esélyünk megfelelő számú pályázó felkutatására.
- Keressünk összehasonlító adatokat más szervezetek gyakorlatában!
- Az adott feladatot/szerepet hová pozícionálják a szervezetek? (A szervezeti hierarchiába hogyan tagozódik be?)
- Az adott munkakörhöz milyen juttatások kapcsolódnak? (Fizetési tanulmányok)
- Ne kapcsoljunk össze olyan munkafeladatokat egy munkakörbe, amelynek az elvégzéséhez egymást gyakorlatilag kizáró kompetenciák szükségesek! (Hunter típusú értékesítő erősen adminisztratív szemlélettel)!
- Alakítsunk ki olyan kompenzációs rendszert, amely lehetővé teszi, hogy a munkaerőpiachoz alkalmazkodó juttatási csomagok ne borítsák fel a cég kompenzációs gyakorlatát (speciális munkaköri besorolások /pl. kiemelt szakértő/, tág határok között mozgatható jövedelemsávok /bónusz rendszerrel/, differenciált cafetéria rendszer, stb.)!
- Erősítsük a munkaadói márkát (ismertség és vonzerő) a munkaerőpiacon, ami javítja a versenyhelyzetünket, ha szűk a lehetséges pályázók köre! (kapcsolat oktatási intézményekkel; mérnök versenyek; állásbörzék; belső karrierprogramok; rugalmas munkavégzési rendszerek; exkluzív munkakörülmények; CSR megjelenések; vállalati kultúrát megmutató események /nyíltnapok; gyakornoki programok; nyilvános rendezvények; stb./)
A beválás legfontosabb okozóira fókuszáló követelményprofil
A munkateljesítmény 80 %-át a meghatározott kompetenciák 20 % okozza (Pareto). A követelményprofil meghatározásánál törekedjünk arra, hogy azokat a személyes jellemzőket (kompetenciákat) azonosítsuk, amelyek leginkább okozói a kiváló teljesítménynek és leggyorsabb beilleszkedést teszik lehetővé a szervezetbe. A kompetenciákon belül kiemelt figyelmet kell hogy kapjanak a nem, vagy csak relatíve hosszú idő alatt fejleszthető kompetenciák!
Mi a teendő?
- Azonosítsuk a munkakör legfontosabb jelenlegi és várható teljesítménymutatóit, kapcsoljuk hozzá az elérésüket biztosító tevékenységeket, majd azonosítsuk azokat a személyes jellemzőket (ismeret, készség, személyiség, értékek, motiváció, énkép, stb.), amelyek a tevékenység hatékony és eredményes végzéséhez szükségesek!
- Vizsgáljuk meg, hogy a gyors beilleszkedéshez milyen külső elvárásoknak (szervezeti, munkacsoporti, vezetői szinten) kell megfelelnie a munkatársnak, ez milyen viselkedéssel alapozható meg és ehhez milyen személyes jellemzőkkel kell bírnia!
- Elemezzük a kiválóan teljesítők tevékenységét illetve azokat a kompetenciákat, amelyek megkülönböztetik őket az átlagosoktól / gyengéktől! Az elemzés alapján építsük be a profilba azokat a kompetenciákat, amelyek a kiválóságot okozzák!
- Tekintsük át azokat a múltbéli kudarcokat, amelyeket elkövettünk a kiválasztás során, és a beválást gátló tényezőket mint az alkalmazást kizáró kritérium (KO kritérium) fogalmazzuk meg a követelmények között!
- A követelményprofilban állítsunk fel valamilyen kézzelfogható, mérhető elvárási kritériumszintet, ami mind a keresési eljárás, mind a kiválasztási procedúra során gyors döntéseket tesz lehetővé. (pl. legalább 2, minimum 10 millió forint összköltségű, minimum 4 főt foglalkoztató, eredményes projekt lezárása az elmúlt 2 évben)
- Kapcsoljunk súlyokat a kiválasztási szempontjaink mellé, ami a segít a döntéseink meghozatalában minden lépésnél! A súlynak összhangban kell lennie a teljesítményre / beilleszkedésre gyakorolt hatással illetve a fejlesztés lehetőségével.
A célcsoport helyes megválasztása
A hatékony munkaerőpiaci kommunikációhoz ugyanúgy szükség van a célcsoport pontos meghatározására, mint általában a marketingben. A célcsoport sajátosságainak ismeretében pontosan meg tudjuk tervezni a keresési eljárásban alkalmazott eszközöket, médiumokat, üzeneteket.
- A követelményprofil alapján építsük fel azt a profilt (mint a krimikben a profilozók), ami leírja az ideális pályázó sajátosságait (életkori és karrierszakasz, előzetes tapasztalatok /képzések, munkahelyek, munkakörök/, élethelyzetek, szociológiai jellemzők, lakóhely, stb.)
- A profilt felhasználva azonosítsuk azokat a valószínű csatornákat, amelyeken elérhetőek a leginkább megfelelő pályázók (off-line sajtó, szakmai fórumok, social media, szakmai szervezetek, on-line média, stb.)!
- A profil mentén határozzuk meg azokat az üzeneteket, amelyek felkeltik az érdeklődését a pályázóknak, így lehetőséget teremtve magunk számára a legjobban meggyőzésének a váltásra (vonzó jövedelem, rugalmas munkavégzés, nemzetközi környezet, utazások, karrierlehetőségek, önállóság, kihívó feladatok, stb.)!
- A profil alapján alakítsuk ki az ajánlatunkat illetve a kiválasztási módszertant is, kiszűrve belőlük minden olyan elemet, amely elriaszthat pályázókat!
A profilnak megfelelő és elegendő számú pályázót eredményező keresési eljárás
- A keresés - kiválasztás a munkaadók szempontjából mindig problémás: ha kevés a pályázó, akkor a megtalálásuk, ha sok, akkor a szűrésük okoz gondot. A munkaerőpiaci márkaértékünk és az adott munkakör munkaerőpiaci kereslet-kínálati viszonyai összevetése alapján olyan keresési eljárást dolgozzunk ki, amely sem szükségtelenül nagyszámú pályázót nem zúdít ránk, sem nem kell kompromisszumokat kötnünk az idő szorítása miatt a nem megfelelő pályázók kapcsán.
- A célcsoport profilja alapján válasszuk ki azokat a csatornákat, amelyek célzottan képesek eljuttatni az üzeneteinket és ár / érték arányban megfelelnek a munkakör súlyának is! Ez alatt nem csak a hagyományos álláshirdetések megjelentetési felületeit értjük, hanem akár a direkt kereséssel dolgozó tanácsadókat is.
- A keresés során határozzunk meg olyan ellenőrzési pontokat, amelyek lehetővé teszik korai időszakban felülvizsgálni a keresési eljárásunk hatékonyságát, eredményességét (a célcsoport elérési mérése; KO kritériumok korai előszűrése)! Az eredmények elemzése alapján tehetünk pótlólagos intézkedéseket az aktivitásunk erősítésére, változtatására.
- A keresési eljárás során figyelnünk kell arra, hogy a pályázók professzionális magatartással találkozzanak, amivel meg tudjuk különböztetni magunkat a piacon. (megjelenés, üzenetek minősége, az elérhetőségek lehetősége, a pályázók számára kényelmes jelentkezési lehetőségek, a keresést végzők felkészültsége és pozitív hozzáállása, stb.). A legjobb pályázók a legigényesebbek és legöntudatossabbak is!
- Figyeljünk a jogszabályi környezetre a keresés és kiválasztás során! Kiemelten fontos az esélyegyenlőségi és a személyes adatkezelési jogszabályok ismerete és az elvárások beépítése a gyakorlatunkba.
- Gyűjtsük az adatokat a használt médiumok eredményességére, hogy a jövőben azokat használjuk, amelyek költség / haszon alapján a legjobbak!
Megbízható és érvényes adatok előállítására alkalmas kiválasztási eljárás
A BBC elve, hogy csak akkor közöl egy hírt, ha két, egymástól független forrás megerősíti azt. Ezzel szemben a kiválasztás gyakran érzések, benyomások, „kémia” alapján történik. Pedig mint tudjuk, a hibás kiválasztás a munkakör 6 – 8 havi munkabérének megfelelő veszteséget halmoz fel a cég számra 3 hónap alatt.
- A munkakör kockázatától függően olyan kiválasztási eljárást építsünk fel, amelyben a legfontosabb adatok érvényességét ellenőrizni tudjuk illetve a mérőeszközeink megbízható eredményeket produkáljanak! (Ha megismételjük a vizsgálatot, ugyanazt az eredményt kapjuk.)
- Ne szégyelljünk dokumentumokat bekérni, referenciákat ellenőrizni, nyilvános adatbázisokban utánajárni annak, amit a pályázóink állítanak magukról!
- Olyan eszközöket alkalmazzunk (tesztek, műszeres vizsgálatok), aminek vannak összehasonlító standardjai, vagyis nem egyszerű fordítások révén kerültek alkalmazásba!
- Használjunk olyan módszereket, amelyek részletes és ellenőrizhető adatok gyűjtését (STAR / MMM interjú), illetve közvetlen megfigyeléseket tesznek lehetővé (Assessment Center) kritikus helyzetekben!
- Állítsunk fel mérhető kritériumokat a követelményprofilban és ha lehetséges, alakítsunk ki azokban saját standardot a jól teljesítő kollégáink eredményei alapján!
- Időnként „kalibráljuk újra” a műszereinket és eljárásainkat, hiszen akár a körülmények változása, akár a pályázó felkészültségének a növekedése torzíthatja az eredményeinket!
- Auditáljuk a kiválasztási gyakorlatunkat jogi szempontból! (Esélyegyenlőség, személyes adatok kezelése)
- Kerüljük a „verébre ágyúval” megközelítést! Mérlegeljük, hogy egy adott pozícióban mekkora erőforrást érdemes fordítani az adatok ellenőrzésére, és legalább valamilyen kockázati besorolás alapján alkalmazzunk ellenőrző eljárásokat!
Felkészült és érdekelt kiválasztó személyek
Egy módszer eredményességét a módszer megbízhatóságának, érvényességének és a felhasználó felkészültségének a szorzata adja. Értelemszerűen bármelyik érték a nulla felé tendál, az eredmény is rohamosan romlik. Fontos, hogy mind a két fél motivációja is egybeessen, hiszen gyakran látunk toporgó kiválasztási eljárást, mert valamelyik fél nem teszi meg a következő lépést. Tapasztalataink szerint a kiváló vállalatok mind a HR szakértőik, mind a kiválasztásban szerepet vállaló üzleti vezetőik felkészítésére és motivációjára gondot fordítanak.
- Készítsünk kézikönyvet a toborzási/kiválasztási folyamatról, ami praktikus segítséget nyújt a folyamat egyes szakaszaiban!
- Tartsunk belső vagy külső tréninget a vezetők számára, ami segíti őket csapatuk hatékony felépítésében!
- Csak végső esetben vegyük el a döntés jogát (és felelősségét) a munkahelyi vezetőtől! Tapasztalataink szerint a döntésben nem teljes felelősséggel résztvevő vezetők kevésbé involválódnak a kiválasztásba, nem tesznek meg mindent a korrekt kiválasztásért illetve az integrációs folyamatban könnyedén mondanak le a mások által rájuk erőltetett kollégákról.
- Mérjük a toborzási folyamat hatékonyságát és eredményességét és a mutatók alapján tűzzünk ki célokat mind a HR, mind az üzleti vezetők elé a javításra! (beválás, pozíció betöltésének az ideje, költségek, stb.) A mutatók segíthetnek egy korrekt SLA (Service Level Agreement) megkötésére a szolgáltató és az ügyfél között.
- A felkészítés során hangsúlyozzuk, hogy a kiválasztási folyamat akár az ügyfeleinket / vevőinket is érintheti, valamint jelentősen befolyásolhatja a cégünk munkaerőpiaci márkaértékét! Ez könnyen konvertálható pénzügyi előnyökre illetve veszteségekre.
- A jogszabályoknak / etikai normáknak megfelelő kiválasztási gyakorlat megmenthet bennünket káros sajtónyilvánosságtól illetve polgári perektől. Tudatosítsuk minden szereplőben a felelősségét ebben!