Megoldások a fluktuáció megelőzésére és csökkentésére
A fluktuáció csökkentésének fázisai:
- A fluktuáció nagyságának mérése és összevetése az elérendő célokkal
- A fluktuációból következő veszteségek, költségek, hátrányok meghatározása (mennyit érdemes költeni a csökkentésre)
- Az érintett célcsoportok azonosítása (életkor, munkakör, beosztás, szakterület, stb.)
- A fluktuáció okainak pontosítása a célcsoport vizsgálatával (munkatársai elégedettség felmérése, exit interjúk, a kilépők és a kilépési helyzetek jellemzőinek statisztikai feldolgozása, TÉR dokumentumok elemzése, fizetési tanulmányok, fókuszcsoportos megbeszélések, workshopok, stb.)
- Akcióterv készítése a fluktuáció okainak felszámolására, vagy a következmények kezelésére (HR rendszerek fejlesztése /kiválasztás, beillesztés, ösztönzés, karriermenedzsement/, vezetői tréningprogramok, munkavégzési rendszerek és munkakörnyezet átalakítása, Talent programok, belső kommunikáció javítása, stb.)
- Az akciók végrehajtása
- A fluktuáció folyamatos monitorozása
- Az akciótervben szükséges változások bevezetése
A fluktuáció okainak felmérése
Ahhoz, hogy be tudjunk avatkozni, tudnunk kell a fluktuáció gyökérokát. Az alábbiakban ismertetünk néhány módszert.
1. A kilépések statisztikai feldolgozása
A kilépések elemzése rámutathat olyan problémákra, amelyek megoldása jelentősen csökkentheti a fluktuációt. Szempontok az elemzéshez:
A kilépők jellemzői:
- munkaköri csoport
- életkor
- nem
- végzettség és szakmai tapasztalat
- beosztás szintje
- földrajzi jellemzők (céges telephely, lakóhely)
- személyes teljesítmény
Az elemzés alapján meghatározhatóak azok a csoportok, akiknél a fluktuáció kockázata a legmagasabb. Ezeknek a csoportoknak a további vizsgálata fényt deríthet olyan speciális okokra, amelyek az első pillanatban nem azonosíthatóak.
Szervezeti jellemzők:
- a szervezetben töltött idő
- a vezető személye
A szervezeti jellemzők elemzése alapján meghatározhatjuk, hogy milyen szervezeti működési problémák vannak a fluktuáció hátterében. A szervezetben töltött idő alapján pontosítani tudjuk, hogy a kiválasztás, a beillesztés, a tréning, vagy a karriermenedzsmentben kell lépéseket tennünk.
A vezető személye rámutathat olyan vezetői problémákra, amelyek változtatása a fluktuáció csökkenését okozhatja.
2. Exit interjúk
Az exit interjúk a kilépőkkel folytatott strukturált beszélgetések. Az interjút lefolytathatja a közvetlen vezető is. de sokkal célszerűbb, ha HR szakértők, vagy más vezetők végzik ezt a munkát, mivel gyakran a vezetők viselkedése, vezetői gyakorlata is oka a váltásnak. Az exit interjúk azért adhatnak fontos információkat, mivel a távozók már nem félnek retorzióktól, olyan okokról is adnak visszajelzést, amit az aktív dolgozók nem vállalnak fel szívesen.
Az interjú fontos információ forrás, mert...
- már a megszületett döntés eredményekhez kapcsolódik, nem csak érzésekhez, benyomásokhoz
- a váltás okai pontosan meghatározhatóak
- a váltás irányára és leendő új munkahely jellemzőire is pontos információkat biztosít
Az exit interjúk strukturájnak kialakításakor ügyelni kell arra, hogy a következő kérdésekre válaszokat kapjunk:
- a kilépő személyes, szociológiai jellemzői
- a váltás okai (célszerű a munkatársi elégedettségvizsgálat struktúrájához kapcsolódni)
- az új cég jellemzői (iparág, beosztás, szakterület, ígért jövedelem illetve juttatások, földrajzi elhelyezkedés)
- (amennyiben késéssel folytatjuk le az interjút, akkor azt is mérhetjük, hogy mennyire felelt meg a várakozásoknak az új munkahely)
3. Munkatársai elégedettségvizsgálat
A munkatársi elégedettségvizsgálatok tervezésénél két szempontot érdemes kiemelten kezelni:
- melyek azok a körülmények, amelyek a legkomolyabb elégedetlenséget okozzák - sürgős fejlesztések iránya
- melyek azok a körülmények, amelyek a leginkább elégedettséget okoznak - ezek fenntartásáról gondoskodni kell, illetve a cégről folytatott munkaerőpiaci kommunikáció fő üzeneteként kell kezelni
- az egyes faktoroknál ügyeljünk arra, hogy ne csak az elégedettség mértékét vizsgáljuk, hanem az adott szempont súlyát, fontosságát is az össz elégedettségen belül
Az elégedettségvizsgálatokat lefolytathatjuk a cégen belül illetve külső szakértőkkel.
| Belső vizsgálatok | Külső vizsgálatok | |
|---|---|---|
| Előnyök |
|
|
| Hátrányok |
|
|
Munkatársi elégedettség növelése
A munkatársi elégedettség számos cégnél folyamatosan vizsgált szempont, ami több helyen is fontos KPI-ként szerepel a vezetők értékelésénél. Az elégedettség értelmezéséhez érdekes keretet ad Herzberg kétfaktoros munkamotivációs elmélete.
A kétfaktoros elmélet erőssége, hogy felhívja a figyelmet arra, hogy az elégedettség hiánya, még nem jelent egyben elégedetlenséget és viszont: az elégedetlenség megszüntetése nem okoz automatikusan elégedettséget.
Az ábrán látható, hogy az egyes faktorok milyen mértékű elégedettséget - elégedetlenséget okoznak (a skála hossza). A skálák másik dimenziója (szélesség) árulkodik arról, hogy az egyes faktorok milyen tartósan okoznak elégedettséget illetve elégedetlenséget, okoznak erős motivációt vagy csökkentik azt minimális szintre.
A fluktuáció szempontjából azért fontos értékelnünk az adott csoport elégedettség - elégedetlenség mátrixát, mert akkor tudunk tartós eredményeket elérni, ha olyan megoldásokat keresünk, amelyek hosszútávon hatnak. Gyakran tapasztalják a fejvadászok, hogy egy új pozíció felkelti valaki érdeklődését, amire az aktuális vezető egy jelentősebb fizetésemeléssel reagál. A modell alapján látható, hogy bár érezhetően emeli a személy elégedettségét a jobb fizetés, de a hatása gyorsan elmúlik.
Láthatjuk azt is, hogy nincsenek csodák: a tartós elégedettséget / motivációt okozó tényezők kialakítása, működtetése / fenntartása tudatos, rendszeres és a vállalati kultúrába beágyazott megoldásokkal lehetséges. Ebből következően gyors, olcsó és tartós hatást aligha várhatunk bármilyen beavatkozástól. Ezért fontos, hogy világos és mérhető célokat jelöljünk ki, amelyeket folyamatosan követhetünk a változások során.
A nem kívánt fluktuáció megelőzése
A fluktuáció és hatásainak csökkentése
A fluktuáció csökkentésének eszközei vezetői kézben összpontosulnak.