Hatékony munkaköri beillesztési programok

Amerikai kutatások szerint a munkavállalók 35 %-a az első éven belül otthagyja új munkahelyét. Ennek számos olyan oka lehet, amit a munkáltató nem tud befolyásolni (családi események, jobb külső lehetőségek, költözés, egészségi állapot megváltozása, stb.) Ugyanakkor érdemes azokkal a tényezőkkel foglalkoznunk, amelyek elsősorban a szervezet sajátosságaiban rejlenek. Azért kell ezzel foglalkoznunk, mert például a fluktuáció első 6 hónapi adatait vizsgálva könnyen juthatunk olyan hibás következtetésre, hogy rossz keresési / kiválasztási tevékenységet folytatunk és megpróbálunk újabb erőfeszítéseket tenni annak javítására. Saját személyes és tanácsadói tapasztalatainkban azonban látjuk, hogy a szervezetek integrációs gyakorlata és a vezetői magatartás gyakran oka a szervezet korai elhagyásának. 

Az első periódus csapdái

Bár mindannyiunknak vannak élményei az első napok nehézségeivel kapcsolatban, mégis hajlamosak vagyunk azokat bagatellizálni, ha másokra vonatkoznak. 

• Nekünk egy arcot és nevet kell megjegyeznünk, az újonnan érkezőnek tucatnyit
• Mi tudjuk hol a mosdó, neki keresgélnie, kérdezősködnie kell
• Mi tisztában vagyunk azzal, hogy egy ügyet ki és hogyan intéz el, neki minden probléma új kihívásként jelenik meg
• Mi átlátjuk a belső kapcsolatok szövevényes viszonyait, ő nem tudja ki kivel van
• Nekünk természetes, hogy a szakzsargonban mit jelentenek a szavak, rövidítések, nekik kínai szeminárium a nap
• Mi ismerjük a főnök elvárásait, szokásait, számára  a rettegés foka, ha a vezető valamit kérdez vagy kér tőle
• Nekünk vannak közös történeteink, vicceink, ő csak kívülálló
• Mi már letettünk valamit az asztalra, ezért nem kell félnünk a hibázástól, ő attól retteg, hogy próbaidőn belül bármikor elküldhetik 

• A munkahelyi vezető vegyen részt a kiválasztásban és legyen meghatározó szerepe a döntésben! Egyrészt ezzel biztosítjuk, hogy már a belépéskor ismerje az új kolléga erősségeit és korlátait, ezért képes legyen reális elvárásokat támasztani illetve fókuszált fejlesztéseket biztosítani a számára. Másrészt a saját döntéseinkhez jobban ragaszkodunk, mint ha csak behódoltunk volna mások akaratának, ezért az integrációs folyamatban nagyobb figyelmet szentelünk az új munkatársnak.
• Az új munkatárs és a vezetője között érdemes egyfajta pszichológiai szerződést kötni az első időszakról: Milyen ütemezésben kell elérnie az elvárt teljesítményszintet, milyen segítséget és kitől vehet igénybe, hogyan fogjuk követni az integrációját, melyek azok a normák, viselkedési standardok, amiknek meg kell felelnie (pl. Öltözködési szabályok, kommunikációs standardok, munkarend és az attól való eltérés, stb.).
• Alakítsunk ki strukturált beléptetési / bevezetési / szervezeti integrációs vagy szocializációs programot (on boarding / welcome program), ami pontosan ütemezve, egyéni felelősökhöz kötve biztosítja a gyors betanítást. Szerencsés, ha nem egy emberre terheljük rá a betanítást, hanem a munkacsoporton belül a lehető legtöbb embernek adunk benne feladatot. Így biztosíthatjuk a leggyorsabban a személyes kapcsolatok felvételét, a csoport informális struktúrájába való „felvételét” is az új kollégának.
• Készítsünk illetve gyűjtsünk össze olyan írásos, vagy képi anyagokat, amelyek segítik a szervezet, a munkacsoport, a munkafolyamat megismerését és foglaljuk azt egy ismertető csomagba (welcome kit)-be.
• A kiválasztás után, az első nap előtt küldjünk / adjunk nekik egy írásos emlékezetőt arról, hogy mit kell magával hoznia az első napon (vagy elküldenie) ahhoz, hogy a beléptetés zökkenőmentes legyen!
• A kiválasztás illetve a betanítás korai szakasza során szerzett tapasztalatok alapján készíthetünk egyéni fejlesztési tervet is, ami a legfontosabb teljesítményokozókra illetve viselkedési standardokra vonatkozik!
• A nagyobb cégeknél érdemes a beléptetéseket a hónap kitüntetett napjaira időzíteni, ami lehetővé teszi 1 – 3 napos közös bevezető tréning tartását a munkatársaknak. Nagyon jó hatású, ha ezeken az alkalmakon a  management valamelyik tagja is részt vesz. Ezeken a napokon lehetőség van a kötelező oktatások (munka, tűz- és balesetvédelem, biztonsági szabályok) megtartására is.
• Alakítsunk ki olyan munkafolyamatokat, ami lehetővé teszi, hogy az új munkatársnak az ELSŐ napon rendelkezésre álljanak mindazok feltételek, ami a munkavégzéshez szükségesek (munkaeszközök, kényelmi / higiéniás tér, hozzáférések, jogosultságok, kommunikációs eszközök [mail, telefon, mobil, stb.], belépő kártyák, behajtási engedély, ebédjegy, bérlet, stb.). Nagyon fontos, hogy legkésőbb az első napon a kezébe vehesse az aláírt munkaszerződését!
• Az integrációs folyamatba érdemes olyan ellenőrzési pontokat beépíteni, ami a vezető számára követhetővé teszi az előrehaladást:
• A megtanultak tesztelése, 'on the job' megfigyelés, személyes konzultáció a munkavégzés során tapasztalt sikerekről/nehézségekről.
• Az új kolléga személyes benyomásairól, érzéseiről, gondolatairól a szervezet, a munka, a munkacsoport és a vezető viszonylatában.
• Tapasztalataink szerint nagyon hatékonyan segíti a gyors beilleszkedést és a beválást, ha a más szervezeti egységekben dolgozó kollégák segítenek megérteni a teljes munkafolyamatot (a folyamatban előtte és utána lévő munkafázisok, támogató szolgáltatások). Komoly előnye lehet ennek akkor is, ha valamilyen konfliktust, problémát kell megoldani két szervezeti egység között.